Podmienky používania

Pred používaním služby VystavTo.sk si prosím prečítajte tieto podmienky. Používaním služby alebo vytvorením používateľského účtu vyjadrujete súhlas s ich znením v rozsahu, v akom sa na vami používané funkcie vzťahujú.

1. Charakter a bezplatnosť služby

VystavTo.sk je bezplatný online projekt a nástroj na vytváranie faktúr, zálohových faktúr, cenových ponúk, daňových dokladov k prijatej platbe, prijatých faktúr, bankových pohybov, QR platieb a súvisiacich prehľadov a nástrojov. Služba je určená najmä na fakturáciu a evidenciu súvisiacu s podnikateľskou alebo profesijnou činnosťou používateľa; niektoré verejné nástroje môže používať aj návštevník bez registrácie.

Za používanie služby VystavTo.sk sa používateľovi neúčtuje poplatok. Na webe sa môžu zobrazovať reklamy alebo odkazy tretích strán; ich zobrazovanie nemení skutočnosť, že používateľ za používanie služby neplatí.

Služba nenahrádza účtovné, daňové, právne, mzdové ani iné odborné poradenstvo. Používateľ je vždy povinný skontrolovať správnosť dokladu, sadzieb DPH, identifikačných údajov, súm, splatnosti, bankových údajov, výpočtov a exportov pred ich použitím.

2. Dostupnosť a zmeny služby

Služba je prevádzkovaná s využitím externej hostingovej a technickej infraštruktúry. Snažíme sa o stabilnú prevádzku, ale nezaručujeme nepretržitú dostupnosť 24 hodín denne, 7 dní v týždni. Výpadky môžu nastať najmä z dôvodu údržby, technickej chyby, bezpečnostného incidentu, zásahu poskytovateľa externej služby alebo okolností mimo našej primeranej kontroly.

Funkcie služby môžeme primerane meniť, dopĺňať, obmedziť alebo odstrániť najmä z technických, bezpečnostných, právnych alebo prevádzkových dôvodov. Pri podstatnej plánovanej zmene, ktorá významne zasiahne registrovaných používateľov, sa ich podľa možností pokúsime informovať v primeranom predstihu.

3. Limity používania

Neprihlásený používateľ môže vytvoriť najviac jednu faktúru denne. Registrovaný používateľ môže denne vytvoriť najviac 5 faktúr, 5 zálohových faktúr, 5 cenových ponúk, 5 prijatých faktúr, 5 bankových pohybov a 2 platobné príkazy.

Registrovaný používateľ môže mať v adresári najviac 10 záznamov, v cenníku najviac 10 položiek, najviac 5 verejných cenníkov, najviac 10 šablón dokladov, najviac 5 pravidiel automatickej fakturácie a najviac 2 bankové účty. Strediská, zákazky, predkontácie a štítky majú limit 10 záznamov na každú agendu.

Jeden používateľ môže vlastniť najviac 2 firmy. Jedna firma môže mať najviac 3 členov vrátane vlastníka; čakajúca pozvánka dočasne obsadzuje voľné miesto do prijatia, zrušenia alebo uplynutia jej platnosti. Pre každý typ dokladu možno vytvoriť najviac 4 číselné rady. Adresár a cenník používajú po jednom spoločnom firemnom číselnom rade.

Do limitu vytvorených záznamov sa môže započítať aj záznam, ktorý používateľ po vytvorení následne vymazal. Takéto započítanie neznamená, že sa vymazaný obsah naďalej uchováva.

Maximálny počet položiek na jeden doklad je 10. Pri prenose zálohovej faktúry do faktúry môže systém pridať samostatnú položku na uplatnenie zálohy.

Služba môže pri veľmi častých alebo neštandardných požiadavkách dočasne obmedziť ďalšie používanie niektorých funkcií. Takéto opatrenie slúži na ochranu stability a bezpečnosti služby a nesmie sa obchádzať automatizovaným, hromadným alebo iným neprimeraným odosielaním požiadaviek.

4. Automatické vymazanie, účet a uchovávanie

Doklady vytvorené bez registrácie sa spravidla uchovávajú najviac 30 dní a následne sa automaticky odstraňujú. Používateľ je povinný stiahnuť a uchovať si potrebné doklady pred uplynutím tejto doby.

Výsledky výpočtu čistej mzdy vytvorené cez verejný nástroj sa spravidla odstraňujú po 24 hodinách. Doklady a údaje registrovaného používateľa sa uchovávajú v účte, kým ich používateľ nevymaže alebo kým nie je účet zrušený, ak právna povinnosť, bezpečnosť služby alebo ochrana právnych nárokov nevyžaduje v konkrétnom prípade obmedzené ďalšie uchovanie.

Registrovaný používateľ môže po prihlásení požiadať o vymazanie účtu v nastaveniach účtu. Vlastník firmy s ďalšími členmi musí pred vymazaním účtu najprv vyriešiť ich členstvo alebo odstrániť firmu.

Používateľ je zodpovedný za vlastnú archiváciu dokladov a údajov, ktoré je povinný alebo chce uchovávať. VystavTo.sk nie je náhradou zákonnej alebo internej archivácie používateľa.

5. Šablóny a automatická fakturácia

Šablóna dokladu nie je účtovný doklad. Slúži iba ako vzor na vytvorenie nového dokladu. Automatická fakturácia pracuje so šablónou faktúry a podľa nastavenia môže vytvoriť pripomienku, faktúru alebo ju odoslať e-mailom.

Automaticky vytvorené faktúry sa započítavajú do denného limitu faktúr. Ak je denný limit vyčerpaný, chýbajú potrebné údaje alebo nastane technická chyba, faktúra sa nemusí vytvoriť alebo odoslať. Používateľ je povinný kontrolovať históriu automatickej fakturácie a správnosť vytvorených dokladov.

6. Prijaté faktúry, banka, úhrady a platobné príkazy

Registrovaný používateľ môže evidovať prijaté faktúry, bankové účty a bankové pohyby. Párovanie úhrad s dokladmi je pomocná evidencia a používateľ je povinný skontrolovať správnosť spárovaných súm, smeru platby, variabilného symbolu, meny a bankového účtu.

Daňový doklad k prijatej platbe je možné vytvoriť iba v rámci možností služby a používateľ je povinný overiť, či jeho vytvorenie a obsah zodpovedajú jeho konkrétnej daňovej situácii.

VystavTo.sk nie je poskytovateľom platobných služieb a nevykonáva bankový prevod. Funkcia platobného príkazu alebo SEPA exportu iba pripravuje údaje alebo súbor určený na ďalšie spracovanie používateľom alebo jeho bankou. Používateľ musí pred importom alebo potvrdením platby skontrolovať najmä príjemcu, IBAN, sumu, menu, variabilný symbol a ďalšie platobné údaje.

7. eFakturácia a externí poskytovatelia

VystavTo.sk zostáva bezplatnou fakturačnou aplikáciou. VystavTo.sk nie je Peppol Access Point, certifikovaný digitálny poštár ani predajca alebo sprostredkovateľ platených balíkov digitálnych poštárov. VystavTo.sk neúčtuje poplatok za doručenie cez Peppol.

Pri eFakturácii si používateľ vyberá dostupného digitálneho poštára alebo iného podporovaného poskytovateľa a uzatvára s ním vlastný zmluvný, registračný alebo objednávkový vzťah. Prístupové údaje pridelené týmto poskytovateľom môže používateľ uložiť vo svojich nastaveniach.

VystavTo.sk poskytuje iba prepojenie medzi dokladmi používateľa a službou poskytovateľa zvoleného používateľom. Nepoužíva centrálny účet VystavTo v sieti Peppol ani spoločné prístupové údaje poskytovateľa. Používateľ zodpovedá za aktiváciu vlastnej firmy, platnosť služby, správnosť vlastných prístupových údajov a prípadné poplatky účtované priamo externým poskytovateľom.

Pred odoslaním musí používateľ skontrolovať obsah faktúry; pri prijatom doklade najmä dodávateľa, sumy, DPH, menu, splatnosť a platobné údaje.

Stav odoslania alebo prijatia zobrazený vo VystavTo.sk môže vychádzať z potvrdení externého poskytovateľa. Za úspešné doručenie sa nepovažuje iba vytvorenie XML alebo zaradenie prenosu na spracovanie; používateľ má sledovať výsledný stav dokladu.

8. Exporty, e-mail a QR platby

Doklady je možné exportovať do dostupných formátov, napríklad PDF, XML, ISDOC, Peppol BIS alebo tabuľkových exportov podľa typu záznamu. Používateľ je povinný overiť, či export zodpovedá požiadavkám jeho účtovného systému, banky, obchodného partnera alebo príslušného technického štandardu.

Pri podporovaných PDF výstupoch možno zvoliť slovenčinu, češtinu, angličtinu, poľštinu, maďarčinu alebo nemčinu. Dodací list sa vytvára samostatne z údajov vydanej faktúry; ak položky obsahujú hmotnosť alebo objem, celkové hodnoty sa vypočítajú podľa množstva. Používateľ musí pred použitím skontrolovať preklad, položky aj vypočítané hodnoty.

Odoslanie e-mailu zo systému je pomocná funkcia. Doručenie môže závisieť od poštového servera, nastavení príjemcu, antispamových pravidiel alebo iných externých okolností. VystavTo.sk nezaručuje, že každý e-mail bude príjemcovi doručený.

QR platba je vytvorená podľa zadaných údajov a používateľ musí pred jej zdieľaním skontrolovať najmä IBAN, sumu, menu, variabilný symbol a ďalšie platobné údaje.

9. Verejné cenníky a online schválenie ponuky

Používateľ môže dobrovoľne vytvoriť verejný cenník, vybrať doň konkrétne položky a nastaviť ceny alebo zľavy. Pred zverejnením je povinný skontrolovať zobrazené údaje a ich aktuálnosť. Verejný cenník môže vo svojom účte upraviť, vypnúť alebo odstrániť.

Používateľ môže vytvoriť odkaz na online schválenie cenovej ponuky a poskytnúť ho zamýšľanému príjemcovi. Osoba, ktorá odkaz získa, môže mať prístup k údajom obsiahnutým v príslušnej ponuke. Používateľ je preto povinný odkaz primerane chrániť a neposkytovať ho neoprávneným osobám.

Pokiaľ konkrétna funkcia výslovne neuvádza inak, VystavTo.sk neoveruje totožnosť osoby, ktorá verejný odkaz otvorila alebo prostredníctvom neho vykonala akciu. Záznam o online schválení preto sám osebe nepredstavuje kvalifikovaný elektronický podpis ani overenie identity konkrétnej osoby.

10. Verejné nástroje a upomienky

Verejné nástroje, napríklad QR platba, IBAN kalkulačka, SEPA XML validátor, kalkulačka DPH, splatnosti, úroku z omeškania, marže, hodinovej sadzby, kalkulačka zliav alebo výpočet čistej mzdy, sú pomocné nástroje. Používateľ je povinný pred použitím výsledku overiť správnosť vstupov aj výstupov a posúdiť ich vhodnosť pre svoj konkrétny prípad.

Upomienky sú dostupné prihláseným používateľom iba k podporovaným faktúram po splatnosti. Systém umožňuje vytvoriť najviac tri upomienky k jednej faktúre. Používateľ zodpovedá za kontrolu textu, adresáta, oprávnenosti pohľadávky a zvoleného spôsobu odoslania.

11. Používateľský účet, firmy a bezpečnosť

Používateľský účet patrí jednej osobe a nesmie sa zdieľať. Spolupráca viacerých osôb prebieha prostredníctvom samostatných účtov a členstva vo firme. Vlastník alebo oprávnený člen zodpovedá za správnosť e-mailovej adresy pozývanej osoby, výber primeranej roly, priebežnú kontrolu oprávnení a odobratie prístupu osobe, ktorá už pre firmu nemá pracovať.

Člen firmy môže podľa svojej roly vidieť alebo meniť firemné údaje a agendy. Pred prijatím pozvánky sa má používateľ uistiť, že pozná firmu, ktorá ho pozýva. Odstránením člena alebo opustením firmy zanikne jeho ďalší prístup, firemné záznamy však zostávajú dostupné ostatným oprávneným členom firmy.

Používateľ je povinný chrániť svoje prihlasovacie údaje, nepoužívať rovnaké heslo na nedôveryhodných službách a neposkytovať prístup k účtu neoprávneným osobám. Ak má podozrenie na zneužitie účtu, mal by bezodkladne zmeniť heslo a kontaktovať VystavTo.sk.

Z bezpečnostných dôvodov môžeme účet alebo konkrétnu funkciu dočasne obmedziť, ak existuje primerané podozrenie na zneužitie, kompromitáciu účtu, automatizovaný útok alebo inú udalosť ohrozujúcu používateľa, službu alebo tretie osoby.

12. Povinnosti používateľa

Používateľ zodpovedá za pravdivosť, zákonnosť a správnosť údajov, ktoré do služby zadá, za právny základ spracúvania údajov tretích osôb a za použitie vytvorených dokladov, exportov a výpočtov.

Službu je zakázané používať najmä na nelegálne účely, falšovanie dokladov, neoprávnené získavanie alebo zverejňovanie údajov, zasielanie nevyžiadanej komunikácie, obchádzanie limitov, neoprávnené automatizované používanie, narúšanie bezpečnosti alebo prevádzky služby a činnosť porušujúcu práva tretích osôb.

13. Spracúvanie osobných údajov v mene používateľa

Ak používateľ pri používaní VystavTo.sk vkladá alebo inak spracúva osobné údaje svojich odberateľov, dodávateľov, kontaktných osôb alebo iných fyzických osôb a o účele a prostriedkoch tohto spracúvania rozhoduje používateľ, používateľ vystupuje ako prevádzkovateľ a VystavTo.sk ako sprostredkovateľ podľa článku 28 GDPR.

13.1 Predmet, trvanie, povaha a účel spracúvania

Predmetom je spracúvanie údajov vložených používateľom do služby. Spracúvanie trvá počas používania príslušnej funkcie, trvania používateľského účtu alebo do vymazania príslušných údajov, podľa toho, čo nastane skôr, s výnimkou údajov, ktoré je VystavTo.sk povinné uchovať podľa záväzného právneho predpisu.

Povaha a účel spracúvania zahŕňajú najmä uloženie, organizovanie, zobrazovanie, vyhľadávanie, úpravu podľa pokynu používateľa, generovanie dokladov, export, zálohovanie, odosielanie e-mailov, automatickú fakturáciu a prenos do používateľom zvolenej integrovanej služby.

13.2 Typy údajov a kategórie dotknutých osôb

Spracúvané údaje môžu zahŕňať najmä meno, obchodné alebo fakturačné kontaktné údaje, adresu, e-mail, telefón, bankové a platobné údaje, údaje uvedené na dokladoch a ďalšie údaje, ktoré používateľ vloží do podporovaných polí služby. Dotknutými osobami môžu byť najmä zákazníci, odberatelia, dodávatelia, kontaktné osoby, zamestnanci alebo iné osoby, ktorých údaje používateľ do služby vloží.

13.3 Pokyny používateľa

VystavTo.sk spracúva osobné údaje iba na zdokumentované pokyny používateľa, ktoré vyplývajú najmä z jeho úkonov v aplikácii, nastavení účtu, aktivovaných integrácií a týchto podmienok, pokiaľ spracúvanie nevyžaduje právny predpis, ktorý sa na VystavTo.sk vzťahuje. Ak by pokyn používateľa podľa nášho primeraného posúdenia porušoval GDPR alebo iný záväzný predpis o ochrane osobných údajov, môžeme používateľa na túto skutočnosť upozorniť a vykonanie pokynu primerane obmedziť, ak je to potrebné.

13.4 Dôvernosť a bezpečnosť

Osoby, ktoré majú oprávnený prístup k osobným údajom spracúvaným v mene používateľa, sú viazané povinnosťou dôvernosti alebo zodpovedajúcou zákonnou povinnosťou. VystavTo.sk prijíma primerané opatrenia s prihliadnutím na povahu, rozsah a riziká spracúvania.

13.5 Ďalší sprostredkovatelia

Používateľ udeľuje VystavTo.sk všeobecné oprávnenie využívať ďalších sprostredkovateľov potrebných na prevádzku a hosting služby, e-mailové služby, zálohovanie, bezpečnosť alebo používateľom aktivované prepojenia. Ďalším sprostredkovateľom budú uložené povinnosti ochrany osobných údajov zodpovedajúce povahe poskytovanej služby.

O plánovanej podstatnej zmene ďalšieho sprostredkovateľa, ktorý spracúva používateľom vložené osobné údaje, bude registrovaný používateľ podľa možností služby informovaný e-mailom alebo oznámením v účte tak, aby mal primeranú možnosť namietať z dôvodov týkajúcich sa ochrany osobných údajov. Ak námietku nemožno primerane vyriešiť, používateľ môže prestať dotknutú funkciu používať alebo vymazať účet.

13.6 Súčinnosť

VystavTo.sk poskytne používateľovi, s prihliadnutím na povahu spracúvania a dostupné informácie, primeranú súčinnosť pri vybavovaní žiadostí dotknutých osôb a pri plnení povinností týkajúcich sa bezpečnosti, porušenia ochrany osobných údajov, posúdenia vplyvu a konzultácie s dozorným orgánom, ak sa tieto povinnosti na používateľa vzťahujú.

13.7 Skončenie spracúvania, informácie a kontrola

Používateľ môže svoje údaje priebežne exportovať v rozsahu funkcií služby. Vymazanie účtu sa považuje za pokyn na vymazanie osobných údajov spracúvaných v mene používateľa, ak právny predpis nevyžaduje ich ďalšie uchovanie.

VystavTo.sk poskytne používateľovi primerané informácie potrebné na preukázanie splnenia povinností sprostredkovateľa podľa článku 28 GDPR a primerane umožní alebo podporí kontrolu plnenia týchto povinností po predchádzajúcej dohode, pričom kontrola nesmie ohroziť bezpečnosť služby, dôvernosť údajov iných používateľov ani práva tretích osôb.

14. Obmedzenie alebo zrušenie účtu

Účet alebo prístup ku konkrétnej funkcii môžeme primerane dočasne obmedziť alebo zrušiť najmä pri závažnom alebo opakovanom porušovaní týchto podmienok, zneužívaní služby, obchádzaní limitov, bezpečnostnom riziku, nezákonnom používaní alebo ak je to nevyhnutné na splnenie právnej povinnosti.

Ak to okolnosti umožňujú a nebránia tomu bezpečnostné alebo právne dôvody, používateľ bude o plánovanom zrušení registrovaného účtu informovaný a dostane primeranú možnosť exportovať svoje údaje.

15. Obmedzenie zodpovednosti

VystavTo.sk je bezplatný pomocný nástroj. Používateľ zodpovedá za kontrolu vstupov, výstupov a za svoje rozhodnutia založené na údajoch zo služby.

V rozsahu povolenom platnými právnymi predpismi VystavTo.sk nezodpovedá za škodu alebo inú ujmu spôsobenú najmä nesprávnymi alebo neúplnými údajmi zadanými používateľom, nesprávnym použitím dokladu alebo exportu, neuchovaním údajov používateľom po uplynutí zverejnenej lehoty, zlyhaním alebo nedostupnosťou externej služby alebo tým, že výstup nebude vyhovovať konkrétnemu účtovnému, bankovému alebo inému systému.

Nič v týchto podmienkach nevylučuje ani neobmedzuje zodpovednosť, ktorú podľa záväzných právnych predpisov nemožno vylúčiť alebo obmedziť.

16. Reklama a externé odkazy

Na webe sa môžu zobrazovať reklamy alebo odkazy na stránky tretích strán. VystavTo.sk nekontroluje obsah ani prevádzku externých stránok a nezodpovedá za ich obsah, dostupnosť alebo spôsob, akým tretia strana spracúva údaje. Používateľ by sa mal oboznámiť s podmienkami a zásadami príslušnej externej služby.

17. Ochrana osobných údajov

Podrobnosti o spracúvaní osobných údajov, cookies, právach dotknutých osôb a postavení VystavTo.sk ako prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa nájdete v dokumente Ochrana osobných údajov / GDPR.

18. Ukončenie služby

Prevádzku VystavTo.sk môžeme v budúcnosti ukončiť, napríklad ak už nebude technicky, bezpečnostne alebo prevádzkovo udržateľná. Ak pôjde o plánované ukončenie a okolnosti to umožnia, registrovaných používateľov sa pokúsime informovať v primeranom predstihu, aby si mohli svoje údaje a doklady exportovať.

Pri nepredvídateľnom výpadku, strate prístupu k infraštruktúre, bezpečnostnom incidente alebo inej mimoriadnej udalosti nemusí byť predchádzajúce upozornenie možné. Používateľ je preto zodpovedný za vlastné priebežné zálohovanie a archiváciu dôležitých dokumentov.

19. Zmeny podmienok

Tieto podmienky môžeme primerane aktualizovať najmä z dôvodu zmeny funkcií služby, bezpečnosti, technických požiadaviek alebo právnych predpisov. Aktuálne znenie bude vždy dostupné na tejto stránke.

Ak pôjde o podstatnú zmenu, ktorá významne ovplyvňuje registrovaného používateľa, môžeme ho o nej informovať e-mailom alebo oznámením v účte v primeranom predstihu. Ďalšie používanie služby po nadobudnutí účinnosti nových podmienok sa považuje za ich prijatie v rozsahu prípustnom podľa platných právnych predpisov.

20. Kontakt

Ak máte otázky k týmto podmienkam alebo k fungovaniu služby, kontaktujte nás na adrese info@vystavto.sk.