Ochrana osobných údajov / GDPR

Tieto zásady vysvetľujú, ako služba VystavTo.sk spracúva osobné údaje pri používaní webu, verejných nástrojov, registrácie, dokladov, firemných agend, bankových pohybov, newslettera a súvisiacich funkcií.

1. Prevádzkovateľ

Prevádzkovateľom služby je VystavTo.sk. V otázkach ochrany osobných údajov nás môžete kontaktovať na e-mailovej adrese info@vystavto.sk.

2. Kedy osobné údaje spracúvame

Osobné údaje spracúvame najmä vtedy, keď:

• navštívite web VystavTo.sk,
• vytvoríte doklad bez registrácie,
• zaregistrujete si používateľský účet,
• vypĺňate údaje firmy, odberateľov, dodávateľov, cenníka, banky alebo iných agend,
• vytvoríte, exportujete, kopírujete, prenášate alebo odosielate doklad,
• použijete verejné nástroje, napríklad QR platbu, IBAN kalkulačku, SEPA XML validátor, kalkulačku DPH, kalkulačku zliav alebo výpočet čistej mzdy,
• prihlásite sa na odber newslettera alebo nám pošlete správu cez kontaktný formulár,
• používate funkcie automatickej fakturácie, šablón, notifikácií alebo e-mailového odosielania.

3. Aké kategórie údajov spracúvame

Podľa toho, ktoré funkcie používate, môžeme spracúvať tieto kategórie údajov:

• Identifikačné a kontaktné údaje používateľa: meno, e-mail, telefón, prihlasovacie údaje, prípadne údaje zadané pri registrácii alebo v nastaveniach účtu.
• Firemné a fakturačné údaje: názov firmy, IČO, DIČ, IČ DPH, adresa, zápis v registri, bankové údaje, logo, pečiatka, predvolené nastavenia dokladov a fakturácie.
• Údaje obchodných partnerov: údaje odberateľov a dodávateľov uložené v adresári alebo uvedené na dokladoch, vrátane kontaktov, fakturačných adries, bankových účtov a interných poznámok.
• Údaje dokladov: údaje uvedené na faktúrach, zálohových faktúrach, cenových ponukách, dobropisoch, prijatých faktúrach, daňových dokladoch k prijatej platbe, úhradách, bankových pohyboch a súvisiacich exportoch.
• Firemné agendy: adresár, cenník, strediská, zákazky, predkontácie, štítky, šablóny dokladov, automatická fakturácia, bankové účty a prehľady používania.
• Komunikačné údaje: e-mailové adresy príjemcov dokladov, predmet a text odosielaného e-mailu, história odoslania, odpovede cez kontaktný formulár a newsletter.
• Údaje z nástrojov: údaje zadané do QR platieb, SEPA XML validátora, IBAN kalkulačky, kalkulačky DPH, kalkulačky zliav alebo výpočtu čistej mzdy, ak sú potrebné na poskytnutie výsledku alebo uloženie odkazu.
• Prevádzkové a technické údaje: údaje potrebné na fungovanie webu, prihlásenie, ochranu účtu, riešenie chýb, bezpečnosť služby, ochranu pred zneužitím a evidenciu dôležitých systémových udalostí.
• Cookies a obdobné technológie: údaje potrebné na fungovanie stránky a voliteľne analytické alebo marketingové údaje podľa nastavení súhlasu.

4. Účely spracúvania

Osobné údaje používame iba v rozsahu potrebnom na konkrétny účel. Najčastejšie ide o:

• vytvorenie, zobrazenie, uloženie, kopírovanie, prenos, export a odoslanie dokladov,
• vedenie používateľského účtu a firemných nastavení,
• predvypĺňanie dokladov z adresára, cenníka a nastavení,
• evidenciu úhrad, bankových pohybov, prijatých faktúr a súvisiacich väzieb medzi dokladmi,
• automatickú fakturáciu, šablóny, pripomienky a notifikácie,
• generovanie QR platieb a používanie verejných nástrojov,
• odosielanie dokladov e-mailom a evidencia histórie odoslania,
• odosielanie newslettera a systémových oznámení, ak sú splnené podmienky na ich zasielanie,
• odpovedanie na otázky z kontaktného formulára,
• zlepšovanie používateľského rozhrania, funkcií, stability a bezpečnosti služby,
• plnenie zákonných povinností, riešenie reklamácií, ochranu právnych nárokov a prevenciu zneužitia.

5. Právne základy spracúvania

Osobné údaje spracúvame podľa povahy konkrétneho prípadu najmä na týchto právnych základoch:

• Plnenie zmluvy alebo predzmluvné opatrenia: keď používate službu, vytvárate doklad, registrujete sa, spravujete účet alebo používate nástroje.
• Zákonná povinnosť: ak je potrebné uchovávať alebo spracúvať údaje podľa účtovných, daňových alebo iných právnych predpisov.
• Oprávnený záujem: najmä bezpečná prevádzka služby, ochrana pred zneužitím, riešenie chýb, ochrana právnych nárokov, interná evidencia používania funkcií a základné systémové oznámenia.
• Súhlas: najmä pri newsletteri, voliteľných cookies alebo marketingových účeloch, ak sa na dané spracúvanie vyžaduje súhlas.

Ak je spracúvanie založené na súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.

6. Doklady bez registrácie

Niektoré doklady môžete vytvoriť aj bez registrácie. Údaje zadané do takéhoto dokladu sa použijú na vytvorenie, zobrazenie a export dokladu. Neprihlásený používateľ nemá rovnaké možnosti dlhodobej správy údajov ako registrovaný používateľ.

Doklady vytvorené bez registrácie sa uchovávajú spravidla najviac 30 dní. Po uplynutí tejto doby sa môžu automaticky odstrániť. Používateľ je zodpovedný za včasné stiahnutie a uchovanie dokladu, ak ho potrebuje.

7. Registrovaný účet

Registrovaný používateľ môže ukladať firemné nastavenia, vystavené a prijaté doklady, adresár, cenník, šablóny, automatickú fakturáciu, bankové účty, bankové pohyby, QR kódy a ďalšie agendy. Údaje uložené v účte sú určené na správu fakturácie a podnikateľskej evidencie používateľa.

Po prihlásení môže používateľ upraviť svoje firemné údaje, predvolené nastavenia, heslo a podľa možností služby aj odstrániť alebo deaktivovať jednotlivé záznamy. Účet je možné vymazať v nastaveniach účtu.

8. Adresár, cenník a firemné agendy

Adresár slúži na uloženie odberateľov a dodávateľov, rýchle dopĺňanie údajov do dokladov, evidenciu obchodnej histórie, interné poznámky a individuálne nastavenia. Cenník slúži na rýchle dopĺňanie položiek do dokladov, individuálne ceny a zľavy. Strediská, zákazky, predkontácie a štítky slúžia na interné členenie dokladov.

Používateľ zodpovedá za to, že údaje obchodných partnerov vkladá v primeranom rozsahu a má na ich spracúvanie vhodný právny dôvod. Do interných poznámok neodporúčame zapisovať citlivé osobné údaje, zdravotné údaje, rodné čísla, prihlasovacie údaje ani informácie, ktoré nesúvisia s fakturáciou alebo obchodným vzťahom.

9. Šablóny a automatická fakturácia

Šablóny dokladov a automatická fakturácia môžu obsahovať údaje odberateľa, položky, ceny, splatnosť, text e-mailu a ďalšie nastavenia potrebné na vytvorenie faktúry. Ak používateľ povolí automatické vytvorenie alebo odoslanie faktúry, systém môže v nastavenom čase pripraviť doklad a podľa nastavenia ho odoslať e-mailom.

História automatickej fakturácie môže obsahovať informáciu o tom, či sa faktúra vytvorila, odoslala alebo prečo sa nevytvorila, napríklad z dôvodu vyčerpaného limitu alebo chýbajúcich údajov.

10. E-mailové odosielanie, newsletter a notifikácie

Ak používateľ odošle doklad e-mailom, spracúvame údaje potrebné na doručenie e-mailu, napríklad adresu príjemcu, predmet, text správy, prílohu a čas odoslania. História dokladu môže obsahovať záznam o odoslaní alebo zlyhaní odoslania.

Newsletter posielame iba vtedy, ak sa naň prihlásite alebo ak máme iný primeraný právny základ na zaslanie servisnej informácie. Odber newslettera môžete zrušiť odkazom v e-maile alebo kontaktovaním prevádzkovateľa.

Notifikácie v účte používame najmä na upozornenia, ktoré si vyžadujú pozornosť, napríklad blížiacu sa splatnosť, faktúru po splatnosti, neúspešné odoslanie e-mailu, problém s automatickou fakturáciou, vyčerpaný denný limit alebo dôležité systémové oznámenie.

11. Verejné nástroje

Verejné nástroje spracúvajú údaje zadané používateľom iba na vykonanie požadovaného výpočtu, kontroly alebo generovania výstupu. Pri niektorých nástrojoch môže vzniknúť uložený záznam alebo odkaz, ak je to potrebné na zobrazenie výsledku používateľovi.

Výsledky výpočtu čistej mzdy vytvorené cez verejný nástroj sa odstraňujú spravidla po 24 hodinách. Pri SEPA XML validátore sa súbor používa na kontrolu formátu a výsledok validácie; používateľ by nemal nahrávať súbory, ktoré nesúvisia s validáciou bankového výpisu.

12. Cookies, analytika, reklama a externé služby

Web používa nevyhnutné cookies potrebné na fungovanie stránky, prihlásenie, bezpečnosť, ukladanie súhlasu a základné technické nastavenia. Bez týchto cookies nemusí služba fungovať správne.

Voliteľné analytické alebo marketingové cookies používame podľa nastavenia v cookie lište. Nastavenie môžete zmeniť cez dostupné nastavenia cookies alebo vo svojom prehliadači.

Na webe sa môžu zobrazovať reklamy alebo odkazy na externé stránky. Prevádzkovatelia reklamných alebo analytických služieb môžu spracúvať údaje podľa svojich vlastných zásad, najmä ak používateľ povolí príslušné cookies alebo používa služby prihláseného poskytovateľa. Za obsah a spracúvanie na externých stránkach zodpovedajú ich prevádzkovatelia.

Na ochranu formulárov pred zneužitím môže byť použitá služba na overenie, že formulár neodosiela automatizovaný systém. Takéto overenie môže spracúvať technické údaje potrebné na posúdenie rizika zneužitia formulára.

13. Odkiaľ údaje získavame

Väčšinu údajov získavame priamo od používateľa, ktorý ich zadá do formulárov. Niektoré firemné údaje môžu byť doplnené alebo overené z verejne dostupných registrov alebo zo služieb určených na overenie podnikateľských údajov, ak používateľ použije funkciu vyhľadania podľa IČO, IČ DPH alebo podobného identifikátora.

Používateľ je povinný skontrolovať správnosť automaticky doplnených údajov pred uložením alebo použitím na doklade.

14. Komu môžu byť údaje sprístupnené

Osobné údaje nepredávame. Môžu byť sprístupnené iba v nevyhnutnom rozsahu:

• poskytovateľovi webhostingu, serverovej infraštruktúry a technickej prevádzky,
• poskytovateľom e-mailových služieb alebo doručovania správ,
• poskytovateľom analytiky, reklamy, cookies alebo ochrany formulárov, ak sú použité a podľa nastavenia súhlasu,
• dodávateľom technickej podpory, vývoja alebo bezpečnosti, ak je to potrebné na prevádzku služby,
• orgánom verejnej moci, súdom alebo iným subjektom, ak to vyžaduje právny predpis alebo oprávnená žiadosť,
• príjemcom e-mailov, ktorým používateľ odošle doklad alebo správu zo systému.

15. Prenos údajov mimo EÚ/EHP

Niektorí poskytovatelia technických, analytických, reklamných alebo bezpečnostných služieb môžu spracúvať údaje aj mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru. Ak k takému prenosu dôjde, použijú sa dostupné právne mechanizmy ochrany údajov, napríklad rozhodnutie o primeranosti, štandardné zmluvné doložky alebo iné vhodné záruky podľa GDPR.

16. Ako dlho údaje uchovávame

Údaje uchovávame iba po dobu potrebnú na účel, na ktorý boli získané, alebo po dobu vyžadovanú právnymi predpismi. Orientačne platí:

• doklady bez registrácie sa uchovávajú spravidla najviac 30 dní,
• výsledky výpočtu čistej mzdy cez verejný nástroj sa uchovávajú spravidla 24 hodín,
• údaje registrovaného účtu sa uchovávajú počas trvania účtu alebo do ich vymazania používateľom,
• newsletterové údaje sa uchovávajú do odhlásenia alebo do ukončenia spracúvania na tento účel,
• komunikáciu cez kontaktný formulár uchovávame po dobu potrebnú na vybavenie správy a ochranu právnych nárokov,
• prevádzkové, bezpečnostné a systémové záznamy uchovávame primeraný čas potrebný na ochranu služby, riešenie chýb, bezpečnostných udalostí a právnych nárokov,
• údaje, ktoré musia byť uchované podľa zákona, uchovávame po dobu stanovenej zákonnej povinnosti.

Pri vymazaní účtu odstránime používateľský účet a údaje vytvorené v účte, ak ich nie je potrebné ďalej uchovávať z právnych, účtovných, bezpečnostných alebo reklamačných dôvodov.

17. Bezpečnosť údajov

Na ochranu údajov používame primerané technické a organizačné opatrenia, najmä obmedzenie prístupu, kontrolu formulárov, ochranu pred zneužitím, zabezpečené prihlásenie, šifrovanie alebo iné technické opatrenia tam, kde sú vhodné, a pravidelné úpravy bezpečnostných pravidiel.

Žiadna online služba nevie zaručiť absolútnu bezpečnosť. Používateľom odporúčame používať silné heslo, nezdieľať prístupové údaje, kontrolovať príjemcov e-mailov, neposielať citlivé údaje v poznámkach a odhlasovať sa zo zdieľaných zariadení.

18. Práva dotknutej osoby

Podľa GDPR máte vo vzťahu k svojim osobným údajom najmä tieto práva:

• právo na informácie o spracúvaní osobných údajov,
• právo na prístup k osobným údajom, ktoré o vás spracúvame,
• právo na opravu nepresných alebo neúplných údajov,
• právo na vymazanie, ak sú splnené podmienky podľa GDPR,
• právo na obmedzenie spracúvania,
• právo na prenosnosť údajov, ak sa uplatní,
• právo namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme,
• právo odvolať súhlas, ak spracúvanie prebieha na základe súhlasu,
• právo nebyť predmetom rozhodnutia založeného výlučne na automatizovanom spracúvaní, ak by malo právne alebo podobne významné účinky.

Niektoré práva sa neuplatnia vždy a v rovnakom rozsahu. Ich uplatnenie môže závisieť od právneho základu spracúvania, účelu spracúvania a zákonných povinností prevádzkovateľa.

19. Ako si uplatniť práva

Svoje práva si môžete uplatniť e-mailom na adrese info@vystavto.sk. Registrovaný používateľ môže časť údajov upraviť priamo v nastaveniach účtu a účet vymazať v sekcii na vymazanie účtu.

Pri vybavovaní žiadosti môžeme potrebovať primerané overenie totožnosti, aby sme údaje neposkytli neoprávnenej osobe. Na žiadosti odpovedáme v lehotách podľa GDPR; v zložitejších prípadoch môže byť lehota predĺžená v rozsahu umožnenom právnymi predpismi.

20. Sťažnosť dozornému orgánu

Ak sa domnievate, že spracúvanie osobných údajov nie je v súlade s právnymi predpismi, môžete nás kontaktovať, aby sme situáciu preverili. Máte tiež právo podať sťažnosť na dozorný orgán:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, Bratislava
Web: dataprotection.gov.sk

21. Zmeny týchto zásad

Tieto zásady môžeme aktualizovať podľa zmien služby, technických riešení alebo právnych požiadaviek. Aktuálne znenie bude vždy dostupné na tejto stránke. Ak pôjde o podstatnú zmenu, môžeme na ňu upozorniť aj iným vhodným spôsobom.