Ochrana osobných údajov / GDPR

Tieto zásady vysvetľujú, ako sa pri používaní služby VystavTo.sk spracúvajú osobné údaje pri návšteve webu, registrácii, členstve vo firme, správe dokladov a firemných agend, eFakturácii, komunikácii a súvisiacich funkciách.

1. Prevádzkovateľ a kontaktné údaje

Prevádzkovateľom osobných údajov je VystavTo.sk. V otázkach ochrany osobných údajov nás môžete kontaktovať na e-mailovej adrese info@vystavto.sk.

2. Postavenie VystavTo.sk pri spracúvaní údajov

Pri niektorých údajoch vystupuje VystavTo.sk ako samostatný prevádzkovateľ osobných údajov. Ide najmä o údaje potrebné na vytvorenie a zabezpečenie používateľského účtu, správu členstva a pozvánok do firmy, komunikáciu s používateľom, správu súhlasov, newsletter, ochranu služby a plnenie vlastných právnych povinností.

Ak používateľ do služby vloží osobné údaje svojich odberateľov, dodávateľov, kontaktných osôb alebo iných osôb v dokladoch, adresári, bankových pohyboch alebo iných firemných agendách, o účele a právnom základe ich spracúvania spravidla rozhoduje používateľ. V takom prípade je používateľ prevádzkovateľom týchto osobných údajov a VystavTo.sk ich spracúva v jeho mene ako sprostredkovateľ v rozsahu potrebnom na poskytovanie zvolených funkcií. Podmienky takéhoto spracúvania sú upravené aj v Podmienkach používania.

3. Kedy osobné údaje spracúvame

Osobné údaje môžeme spracúvať najmä vtedy, keď:

• navštívite web VystavTo.sk,
• vytvoríte doklad bez registrácie,
• zaregistrujete si používateľský účet,
• vytvoríte firmu, pozvete používateľa, prijmete pozvánku alebo pracujete ako člen firmy,
• vyplníte údaje firmy, odberateľov, dodávateľov, cenníka, banky alebo iných agend,
• vytvoríte, uložíte, exportujete, kopírujete, prenášate alebo odošlete doklad,
• použijete verejný nástroj, napríklad QR platbu, IBAN kalkulačku, SEPA XML validátor, kalkulačku DPH, kalkulačku zliav alebo výpočet čistej mzdy,
• prihlásite sa na odber newslettera alebo odošlete správu cez kontaktný formulár,
• používate automatickú fakturáciu, šablóny, notifikácie, e-mailové odosielanie alebo eFakturáciu.

4. Aké kategórie údajov spracúvame

Podľa použitých funkcií môžu byť spracúvané najmä tieto kategórie údajov:

• Identifikačné a kontaktné údaje používateľa: meno, e-mail, telefón, prihlasovacie údaje a údaje zadané pri registrácii alebo v nastaveniach účtu.
• Údaje o firmách a členstve: firma, ku ktorej používateľ patrí, pridelená rola, iniciály člena a osobné predvoľby používateľa pre danú firmu.
• Údaje pozvánok: e-mail pozývanej osoby, pozývajúca firma, zvolená rola, stav a platnosť pozvánky.
• Firemné a fakturačné údaje: názov firmy, IČO, DIČ, IČ DPH, adresa, zápis v registri, bankové údaje, logo, pečiatka a predvolené nastavenia dokladov a fakturácie.
• Údaje obchodných partnerov: údaje odberateľov a dodávateľov uložené v adresári alebo uvedené na dokladoch, vrátane kontaktov, fakturačných adries, bankových účtov a interných poznámok.
• Údaje dokladov: údaje uvedené na faktúrach, zálohových faktúrach, cenových ponukách, dobropisoch, prijatých faktúrach, daňových dokladoch k prijatej platbe, úhradách, bankových pohyboch a súvisiacich exportoch.
• Údaje eFakturácie: údaje odosielaných a prijatých elektronických faktúr, stav prenosu alebo doručenia, identifikátory prenosu a údaje potrebné na pripojenie zvoleného poskytovateľa.
• Firemné agendy: adresár, cenník, verejné cenníky, strediská, zákazky, predkontácie, štítky, šablóny dokladov, automatická fakturácia, bankové účty a prehľady používania.
• Komunikačné údaje: e-mailové adresy príjemcov dokladov, predmet a text odosielaného e-mailu, prílohy, história odoslania, správy z kontaktného formulára a údaje súvisiace s newsletterom.
• Údaje z nástrojov: údaje zadané do QR platieb, SEPA XML validátora, IBAN kalkulačky, kalkulačky DPH, kalkulačky zliav alebo výpočtu čistej mzdy, ak sú potrebné na vytvorenie výsledku alebo uloženie odkazu.
• Cookies a obdobné technológie: údaje potrebné na fungovanie stránky a podľa nastavenia súhlasu aj analytické alebo reklamné údaje.

5. Účely spracúvania

Osobné údaje používame iba v rozsahu potrebnom na konkrétny účel, najmä na:

• vytvorenie, zobrazenie, uloženie, kopírovanie, prenos, export a odoslanie dokladov,
• vedenie používateľského účtu a firemných nastavení,
• vytváranie firiem, odosielanie pozvánok, správu členstva, rolí a oprávnení,
• predvypĺňanie dokladov z adresára, cenníka a nastavení,
• evidenciu úhrad, bankových pohybov, prijatých faktúr a súvisiacich väzieb medzi dokladmi,
• automatickú fakturáciu, šablóny, pripomienky a notifikácie,
• generovanie QR platieb a poskytovanie verejných nástrojov,
• odosielanie dokladov e-mailom a evidenciu histórie odoslania,
• odosielanie a prijímanie eFaktúr prostredníctvom používateľom zvoleného poskytovateľa a evidenciu stavu prenosu,
• odpovedanie na otázky a požiadavky používateľov,
• odosielanie newslettera na základe súhlasu,
• odosielanie nevyhnutných servisných a bezpečnostných oznámení súvisiacich s účtom alebo fungovaním služby,
• zlepšovanie používateľského rozhrania, stability, bezpečnosti a ochrany pred zneužitím,
• plnenie právnych povinností, ktoré sa na prevádzkovateľa skutočne vzťahujú, a ochranu právnych nárokov.

6. Právne základy spracúvania

Ak VystavTo.sk vystupuje ako samostatný prevádzkovateľ, osobné údaje spracúva podľa povahy konkrétneho prípadu najmä na týchto právnych základoch:

• Plnenie zmluvy alebo predzmluvné opatrenia: najmä pri používaní služby, registrácii, správe účtu a poskytovaní používateľom vyžiadaných funkcií.
• Zákonná povinnosť: iba vtedy, ak sa na prevádzkovateľa v konkrétnom prípade vzťahuje právna povinnosť vyžadujúca spracúvanie alebo uchovanie údajov.
• Oprávnený záujem: najmä doručenie používateľom vyžiadanej pozvánky do firmy, bezpečná prevádzka služby, ochrana účtov a firemných údajov, ochrana pred zneužitím, riešenie chýb a ochrana právnych nárokov.
• Súhlas: najmä pri newsletteri a pri voliteľných cookies, analytike alebo reklamných účeloch, ak sa súhlas vyžaduje.

Ak je spracúvanie založené na súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.

7. Doklady bez registrácie

Niektoré doklady môžete vytvoriť aj bez registrácie. Údaje zadané do takéhoto dokladu sa použijú na vytvorenie, zobrazenie a export dokladu a na zabezpečenie fungovania tejto služby.

Doklady vytvorené bez registrácie sa uchovávajú spravidla najviac 30 dní a následne sa automaticky odstraňujú. Používateľ je zodpovedný za včasné stiahnutie a uchovanie dokladu, ak ho potrebuje.

8. Registrovaný účet

Registrovaný používateľ môže ukladať firemné nastavenia, vystavené a prijaté doklady, adresár, cenník, šablóny, automatickú fakturáciu, bankové účty, bankové pohyby, QR kódy a ďalšie agendy.

Po prihlásení môže používateľ upraviť svoje údaje a nastavenia a podľa možností služby odstrániť jednotlivé záznamy. Účet je možné vymazať v nastaveniach účtu.

8.1 Firmy, členovia a pozvánky

Každá firma má vlastné agendy a môže ich sprístupniť viacerým používateľom. Rozsah prístupu člena závisí od pridelenej roly. Členovia s príslušným oprávnením môžu vidieť údaje ostatných členov firmy, spravovať pozvánky alebo meniť roly.

Pri odoslaní pozvánky používame e-mail pozývanej osoby na doručenie pozvánky a spojenie jej účtu s firmou po prijatí. Neprijatú pozvánku možno zrušiť a jej platnosť môže uplynúť. Pozývajúci používateľ zodpovedá za to, že e-mail použije oprávnene a pozvánku odošle správnej osobe.

Ak člen firmu opustí alebo je z nej odstránený, stratí ďalší prístup k jej agendám. Doklady a ostatné firemné záznamy zostávajú súčasťou firmy a môžu ich naďalej používať jej oprávnení členovia.

9. Údaje vložené používateľom o iných osobách

Používateľ zodpovedá za to, že osobné údaje odberateľov, dodávateľov, kontaktných osôb a iných osôb vkladá do služby v primeranom rozsahu, zákonným spôsobom a na základe vhodného právneho dôvodu.

Do interných poznámok a voľných textových polí sa neodporúča zapisovať osobitné kategórie osobných údajov, zdravotné údaje, rodné čísla, heslá, prihlasovacie údaje alebo iné údaje, ktoré nie sú potrebné na fakturáciu, evidenciu alebo príslušný obchodný vzťah.

Ak VystavTo.sk spracúva tieto údaje výlučne podľa pokynov používateľa, koná ako sprostredkovateľ. Za informovanie dotknutých osôb a určenie právneho základu takéhoto spracúvania zodpovedá používateľ ako prevádzkovateľ.

10. Verejné cenníky a odkazy na schválenie ponuky

Ak používateľ zapne verejný cenník, zverejnia sa iba údaje a položky, ktoré používateľ pre daný cenník zvolil. Zdieľanie môže používateľ vypnúť, upraviť alebo odstrániť vo svojom účte.

Odkaz na online schválenie cenovej ponuky sprístupní obsah konkrétnej ponuky osobe, ktorá odkaz získa. Používateľ je povinný odkaz zdieľať iba so zamýšľaným príjemcom a primerane chrániť jeho dôvernosť. Pokiaľ konkrétna funkcia výslovne neuvádza inak, VystavTo.sk neoveruje totožnosť osoby, ktorá verejný odkaz otvorila alebo vykonala akciu prostredníctvom odkazu.

11. Šablóny, automatická fakturácia a notifikácie

Šablóny dokladov a automatická fakturácia môžu obsahovať údaje odberateľa, položky, ceny, splatnosť, text e-mailu a ďalšie nastavenia potrebné na vytvorenie faktúry. Ak používateľ povolí automatické vytvorenie alebo odoslanie faktúry, systém môže v nastavenom čase pripraviť doklad a podľa nastavenia ho odoslať.

História automatickej fakturácie môže obsahovať informáciu o vytvorení, odoslaní alebo zlyhaní operácie. Notifikácie v účte môžu upozorňovať napríklad na splatnosť, neúspešné odoslanie, problém s automatickou fakturáciou, vyčerpaný limit alebo dôležité systémové oznámenie.

12. E-mailové odosielanie, newsletter a servisné správy

Ak používateľ odošle doklad alebo pozvánku e-mailom, spracúvajú sa údaje potrebné na doručenie správy, najmä adresa príjemcu, obsah správy a čas odoslania. Pri doklade môže správa obsahovať aj zvolenú prílohu.

Newsletter zasielame na základe súhlasu používateľa. Odber je možné kedykoľvek zrušiť odkazom v e-maile alebo kontaktovaním prevádzkovateľa.

Od newslettera sú oddelené nevyhnutné servisné a bezpečnostné správy, ktoré sa týkajú používateľského účtu, bezpečnosti, významnej zmeny služby alebo používateľom aktivovanej funkcie.

13. eFakturácia

Ak používateľ zapne eFakturáciu, VystavTo.sk sprostredkuje prenos údajov elektronickej faktúry medzi účtom používateľa a ním zvoleným digitálnym poštárom cez prístupové údaje patriace používateľovi. VystavTo.sk nemá centrálny Peppol účet a nie je poskytovateľom doručovacej služby. Ďalšie spracúvanie u digitálneho poštára sa riadi jeho vlastnými podmienkami a právnymi povinnosťami.

Citlivé prístupové údaje k eFakturácii sa po uložení v používateľskom rozhraní spätne nezobrazujú. Po odpojení sa odstráni uložené pripojenie, prístupové údaje aj história prenosov v účte.

14. Verejné nástroje

Verejné nástroje spracúvajú údaje zadané používateľom iba v rozsahu potrebnom na vykonanie požadovaného výpočtu, kontroly alebo generovania výstupu. Pri niektorých nástrojoch môže vzniknúť uložený záznam alebo odkaz, ak je to potrebné na zobrazenie výsledku používateľovi.

Kalkulačky splatnosti, úroku z omeškania, marže a hodinovej sadzby vykonávajú výpočet priamo v prehliadači bez uloženia zadaných údajov do používateľského účtu. Upomienky prihláseného používateľa sa ukladajú k príslušnej faktúre, aby bolo možné evidovať ich vytvorenie a odoslanie.

Výsledky výpočtu čistej mzdy vytvorené cez verejný nástroj sa odstraňujú spravidla po 24 hodinách. Pri SEPA XML validátore sa nahraný súbor používa na kontrolu formátu a vytvorenie výsledku validácie; používateľ by nemal nahrávať súbory, ktoré nesúvisia s validáciou SEPA XML.

15. Cookies, analytika, reklama a externé služby

Web používa nevyhnutné cookies a obdobné technológie potrebné na fungovanie stránky, prihlásenie, bezpečnosť a uloženie voľby súhlasu.

Analytické, reklamné alebo iné voliteľné cookies a obdobné technológie sa používajú iba podľa nastavenia používateľa a tam, kde sa vyžaduje súhlas, až po jeho udelení. Udelený súhlas je možné zmeniť alebo odvolať prostredníctvom nastavení cookies.

Na webe sa môžu zobrazovať reklamy alebo odkazy na externé stránky. Poskytovatelia reklamných, analytických alebo bezpečnostných služieb môžu spracúvať údaje podľa svojich vlastných podmienok a zásad ochrany osobných údajov v rozsahu, v akom sú ich služby použité.

Na ochranu formulárov pred automatizovaným zneužitím môže byť použitá služba na vyhodnotenie rizika zneužitia, ktorá môže spracúvať nevyhnutné technické údaje.

16. Odkiaľ údaje získavame

Väčšinu údajov získavame priamo od používateľa alebo vznikajú pri používaní služby. Niektoré firemné údaje môžu byť na pokyn používateľa doplnené alebo overené z verejne dostupných registrov alebo služieb určených na overenie podnikateľských údajov, napríklad podľa IČO alebo IČ DPH.

Ak dostanete pozvánku do firmy ešte pred vytvorením účtu, vašu e-mailovú adresu sme získali od používateľa, ktorý pozvánku odoslal v mene danej firmy. Pozvánku nemusíte prijať.

Používateľ je povinný skontrolovať správnosť automaticky doplnených údajov pred ich uložením alebo použitím na doklade.

17. Komu môžu byť údaje sprístupnené

Osobné údaje nepredávame. V nevyhnutnom rozsahu môžu byť sprístupnené alebo spracúvané najmä:

• poskytovateľmi potrebnými na prevádzku, hosting a zálohovanie služby,
• poskytovateľmi e-mailových služieb alebo doručovania správ,
• poskytovateľmi analytiky, reklamy, správy cookies alebo ochrany formulárov podľa nastavenia súhlasu a použitej konfigurácie,
• poskytovateľmi technickej podpory, vývoja alebo bezpečnosti, ak je to potrebné na prevádzku služby,
• používateľom zvoleným poskytovateľom eFakturácie alebo inej integrovanej služby, ak používateľ príslušnú funkciu aktivuje,
• orgánmi verejnej moci, súdmi alebo inými oprávnenými subjektmi, ak to vyžaduje právny predpis alebo záväzná žiadosť,
• príjemcami e-mailov alebo dokumentov, ktorým používateľ údaje prostredníctvom služby odošle,
• ostatnými oprávnenými členmi firmy v rozsahu potrebnom na spoločnú prácu a podľa pridelenej roly.

Ak tretia strana spracúva osobné údaje v mene VystavTo.sk alebo v mene používateľa ako ďalší sprostredkovateľ, použije sa príslušný zmluvný a právny režim podľa GDPR.

18. Prenosy údajov mimo EÚ/EHP

Niektorí externí poskytovatelia môžu v závislosti od použitej služby spracúvať údaje aj mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru. Ak k takému prenosu dôjde, uskutoční sa na základe mechanizmu prípustného podľa GDPR, napríklad rozhodnutia o primeranosti, štandardných zmluvných doložiek alebo iných vhodných záruk.

Informácie o konkrétnom mechanizme alebo dostupnej kópii použitých záruk je možné vyžiadať na adrese info@vystavto.sk, ak sa na dané spracúvanie uplatňujú.

19. Ako dlho údaje uchovávame

Údaje uchovávame iba po dobu potrebnú na príslušný účel alebo po dobu, počas ktorej existuje príslušný právny základ. Orientačne platí:

• doklady bez registrácie sa uchovávajú spravidla najviac 30 dní,
• výsledky výpočtu čistej mzdy cez verejný nástroj sa uchovávajú spravidla 24 hodín,
• údaje registrovaného účtu sa uchovávajú počas trvania účtu alebo do ich vymazania používateľom,
• údaje pozvánky sa uchovávajú počas jej platnosti a následne po primeranú dobu potrebnú na správu členstva, ochranu účtu a právnych nárokov,
• newsletterové údaje sa uchovávajú do odvolania súhlasu alebo ukončenia newslettera; informácia potrebná na rešpektovanie odhlásenia môže zostať zachovaná, aby sme ďalšie správy neposielali,
• komunikácia cez kontaktný formulár sa uchováva po dobu potrebnú na vybavenie správy a prípadnú ochranu právnych nárokov,
• údaje, pri ktorých sa na prevádzkovateľa vzťahuje konkrétna zákonná povinnosť uchovania, sa uchovávajú po dobu vyžadovanú touto povinnosťou.

Pri vymazaní účtu odstránime účet a údaje vytvorené v účte. Dočasne môžu zostať iba obmedzené údaje, ktoré je nevyhnutné uchovať z dôvodu právnej povinnosti, bezpečnosti služby, prevencie zneužitia alebo ochrany právnych nárokov.

20. Bezpečnosť údajov

Na ochranu údajov používame primerané opatrenia zodpovedajúce povahe a riziku spracúvania, najmä riadenie prístupu, zabezpečené prihlásenie, ochranu komunikácie a ochranu pred zneužitím.

Žiadna online služba nevie zaručiť absolútnu bezpečnosť. Používateľom odporúčame používať silné a jedinečné heslo, nezdieľať prístupové údaje, kontrolovať príjemcov e-mailov, nevkladať nepotrebné citlivé údaje a odhlasovať sa zo zdieľaných zariadení.

21. Práva dotknutej osoby

Ak VystavTo.sk vystupuje ako prevádzkovateľ vašich osobných údajov, podľa GDPR môžete mať najmä:

• právo na informácie o spracúvaní osobných údajov,
• právo na prístup k osobným údajom,
• právo na opravu nepresných alebo neúplných údajov,
• právo na vymazanie, ak sú splnené podmienky podľa GDPR,
• právo na obmedzenie spracúvania,
• právo na prenosnosť údajov, ak sa uplatní,
• právo namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme,
• právo odvolať súhlas, ak spracúvanie prebieha na základe súhlasu,
• právo nebyť predmetom rozhodnutia založeného výlučne na automatizovanom spracúvaní, ak sú splnené podmienky podľa GDPR.

Niektoré práva sa neuplatnia vždy alebo v rovnakom rozsahu. Ich uplatnenie závisí od účelu a právneho základu konkrétneho spracúvania.

22. Ako si uplatniť práva

Práva týkajúce sa spracúvania, pri ktorom je VystavTo.sk prevádzkovateľom, si môžete uplatniť e-mailom na adrese info@vystavto.sk. Registrovaný používateľ môže časť údajov upraviť alebo vymazať priamo vo svojom účte.

Ak sa žiadosť týka údajov, ktoré VystavTo.sk spracúva iba v mene používateľa služby ako sprostredkovateľ, môže byť žiadateľ odkázaný na príslušného používateľa ako prevádzkovateľa alebo mu VystavTo.sk poskytne primeranú súčinnosť podľa svojich povinností.

Pri vybavovaní žiadosti môžeme požadovať primerané overenie totožnosti, ak je to potrebné na ochranu údajov. Na žiadosti odpovedáme v lehotách podľa GDPR.

23. Sťažnosť dozornému orgánu

Ak sa domnievate, že spracúvanie osobných údajov nie je v súlade s GDPR, môžete nás kontaktovať, aby sme situáciu preverili. Máte tiež právo podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu. Na Slovensku je ním:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Galvaniho Business Centrum II
Galvaniho 7/B
821 04 Bratislava
Slovenská republika
Web: dataprotection.gov.sk

24. Zmeny týchto zásad

Tieto zásady môžeme primerane aktualizovať najmä pri zmene funkcií služby, používaných poskytovateľov alebo právnych požiadaviek. Aktuálne znenie bude dostupné na tejto stránke. O podstatnej zmene, ktorá môže mať významný vplyv na registrovaných používateľov alebo spôsob spracúvania ich údajov, môžeme informovať aj e-mailom alebo oznámením v službe.